담당자가 기안한 보고 문서를 팀장, 과장, 정책관, 실국장, 차관 등 순서대로 검토하는 과정이 동시에 가능하도록 ‘병렬검토’가 도입된다.

행정안전부는 오는 9월 5일부터 보고검토 단계를 축소해 신속한 의사결정을 지원하고자 온나라 업무관리시스템에 ‘병렬검토’를 시범 도입한다고 29일 밝혔다.

또한 기관 내 데이터 공유를 확대하고 인공지능(AI) 행정비서 개발은 물론 표준문서서식 마련 등으로 공무원 업무방식 효율화를 위한 혁신과제를 추진할 계획이다.

그동안 정부조직의 보고검토는 여러 단계를 거쳐 진행함에 따라 의사결정에 상당한 시간이 소요되는 불편함이 있었다.

이는 팀장 보고가 되지 않으면 과장, 정책관 보고를 진행할 수 없어 보고 과정에도 상당한 시간이 소요되는 구조였기 때문이다.

이에 앞으로는 신속한 의사결정과 업무처리가 필요할 경우, 병렬검토를 선택적으로 적용할 수 있도록 ‘병렬검토’ 방식의 보고체계를 적용한다.

‘병렬검토’ 방식은 최종결재권자를 제외한 모든 검토자들이 직위와 관계없이 동시에 문서를 검토하는 방식으로 보고과정이 대폭 간소화될 것으로 기대된다.

또한 행안부는 행정기관 내 데이터 활용도를 높이기 위해 문서 열람 범위를 확대하기로 했다.

그동안 업무에 필요한 문서 열람을 위해서는 소관부서에 이메일이나 전화로 문서 공유를 따로 요청해서 받아야 했는데, 앞으로는 부처 내의 문서를 자유롭게 활용할 수 있도록 한다.

다만 문서 열람범위 기본값을 부처단위로 설정해 특별한 열람제한사유가 없는 경우에 한하는데, 이를 통해 부처간 데이터 공유환경을 조성할 계획이다.

아울러 형식에 치중하는 관행을 완화하기 위해 공무원이 반복적으로 작성하는 문서유형을 발굴해 표준서식을 배포한다.

이와 함께 문서로부터 주요 데이터를 자동으로 추출하는 프로그램을 통해 데이터를 업무관리시스템에 곧바로 연계해 불필요한 일을 최소화한다.

가령 담당자가 행사계획을 수립할 때 표준서식에 맞춰 일시, 장소, 주요내용 등 데이터를 입력하면 장·차관 등 참석자 일정관리시스템에 자동으로 반영되는 것이다.

정선용 행안부 정부혁신조직실장은 “행정문서혁신을 통해 공무원의 불필요한 업무 부담을 경감해 공무원이 창의적인 아이디어 발굴에 더 많은 시간과 에너지를 투입할 수 있게 지원하겠다”고 밝혔다.

이어 “앞으로도 기민하게 움직이며 문제를 빠르게 해결하는 일 잘하는 정부 구현에 앞장서도록 하겠다”고 강조했다.

한편 행안부는 인공지능이 보도자료 등 문서 초안 작성을 지원하는 AI 행정지원 서비스를 시범 개발하고자 지난 6월 16일에 KT, LG, NAVER, SKT와 업무협약을 체결했다.

올해 11월에는 개발 결과 발표·시연을 거쳐 이르면 올해 말 행안부 대상으로 시범 운용할 예정이다.

아울러 앞으로도 공무원들이 문서 작성이나 보고절차 이행을 위해 투입되는 노력을 줄이고, 효율적으로 일할 수 있도록 행정문서혁신 과제들을 지속 발굴해 추진할 계획이다.